Un expediente agrupa documentos relacionados bajo un mismo asunto. Hay dos clases: el formal (se crea a mano, lleva número y es el expediente oficial) y la agrupación (se arma sola por un campo, por tipo o por proceso, sin acta). Ninguno copia ni mueve los archivos: guardan referencias, así que cada documento conserva una sola identidad en todo el sistema.
EXP-2026-000001), título y estado.DOC-WF-…): son cosas distintas (ver abajo).El expediente se ajusta al vocabulario de la institución, en Administración → General:
| Ajuste | Para qué |
|---|---|
| Palabra (singular y plural) | Se muestra en todo el sistema: "Expediente"/"Expedientes", o "Proyecto"/"Caso"… lo que use la institución. |
| Prefijo de numeración | El texto que antecede al número, por defecto EXP. |
No hay tipos de expediente ni plantillas: un expediente es un agrupador libre con su número. (Agregar tipos sería otra decisión.)
| Expediente formal | Agrupación | |
|---|---|---|
| Se crea | A mano («Crear expediente» y «Incorporar documento») | Solo, al registrar o al abrir el caso de flujo (por campo, por tipo o por proceso) |
| Cuántos por documento | Uno como máximo | Varios (por distintos criterios) |
| Acta y retención | Sí | No (es una colección, se puede rearmar) |
El expediente formal se crea en dos pasos:
La agrupación automática se configura por tipo documental: «agrupar por un campo de metadatos» (los documentos con el mismo valor caen juntos), «un expediente por tipo (y año)» — pensado para el buzón y la carga por lotes, que no traen metadatos— o «un expediente por proceso (y año)» — al abrir un caso de flujo, el documento entra a la agrupación del proceso, aunque venga de un tipo distinto. Se pueden combinar varios criterios: un documento puede entrar a más de una agrupación a la vez. Por defecto está apagada.
| Expediente | Caso de flujo | |
|---|---|---|
| Qué es | Un asunto que agrupa documentos | La corrida de un proceso sobre un documento |
| Número | EXP-2026-000001 | DOC-WF-2026-000001 |
| Quién lo crea | Se crea a mano | Se abre solo cuando el documento entra a su proceso |
| Dónde se ve | En Expedientes y en la ficha del documento | En el documento, rotulado como caso del flujo |
Un expediente aparece en la lista solo si la persona puede leer al menos uno de sus documentos (o tiene permiso para ver todos los documentos). Por eso un expediente puede existir y, aun así, no salir para todos: no es un error, es el control de acceso de cada documento.